4 maatregelen om te voorkomen dat je bedrijf omvalt als jij plotseling niet meer kan werken.

Ted is zelfstandig ondernemer, partner en vader van 2 kleine kinderen. Hij krijgt een ernstig ongeluk en van de ene op de andere dag wordt hij weggerukt uit zijn bedrijf.

‘Op de terugweg werd ik aangereden door een bestelbus en ik werd wakker in de ambulance. Mijn helm in drie stukken, mijn schouders en rug gehavend en niet wetend waar ik was. Nu, zes maanden later, kamp ik nog altijd met de gevolgen van het ongeluk. Door de combinatie van een whiplash en een zware hersenschudding staat mijn leven volledig op zijn kop. Ik ben erg dankbaar dat ik er nog ben maar ik word nog iedere dag wakker met hoofdpijn en mijn herstel lijkt nog wel even te gaan duren.’

Van blakend gezonde ondernemer naar een ondernemer die dagelijks te maken heeft met fysieke grenzen. Dat is een hele uitdaging merkt hij.

Direct na het ongeluk pakt zijn vrouw de lopende zaken binnen zijn bedrijf op. Klanten blijven tevreden en behouden. Zodra hij weer een beetje up-and-running is pakt hij het werk weer op. Maar dat gaat al snel mis; hij merkt dat hij voortdurend achter de feiten aanloopt. Hij wil werken zoals hij altijd deed, terwijl dat nog helemaal niet kan en langzamerhand raakt de koek op. Hij slaapt slecht, piekert veel, zijn humeur wordt er niet beter op en hij herstelt onvoldoende van zijn ongeluk. Zijn arts is niet tevreden en maant hem rustiger aan te doen. Bij zijn vrouw is inmiddels de rek er ook uit. Naast alle perikelen met haar man, en haar eigen bedrijf, hebben ze ook nog twee kleine kinderen die niet slapen, omdat het al wekenlang boven de 30 graden is. Kortom er ontstaan spanningen. Het is tijd om het anders te doen. Pas op de plaats.

Ted is er inmiddels gelukkig al weer aardig boven op. Zijn bedrijf floreert. Hij heeft veel geleerd van deze periode, zowel op het persoonlijke als zakelijke vlak. Zijn 4 belangrijkste tips deel ik hier graag met je.

Maatregel 1 Focus
Voor Ted is het van groot belang om zuinig met zijn tijd en energie om te gaan. Dat doet hij door alle onnodige taken en alle franje te schrappen en niet meer tijd aan een taak te besteden dan echt nodig. Goed is goed genoeg tegenwoordig.

Ted weet wat zijn stip op de horizon, zijn missie, is, hoe hij dat wil bereiken (strategie) en welke waarden voor hem van belang zijn. Daardoor heeft hij focus. Al zijn keuzes maakt hij op basis van deze focus en dat maakt dat hij efficiënt en effectief zijn tijd en energie gebruikt.

Ook geeft hem dit een leidraad om taken te delegeren en te zorgen dat teamleden de juiste toegevoegde waarde leveren.

Dus zijn advies:

  1. Weet wat je missie is
  2. Weet wat je strategie is
  3. Weet welke waarden voor jou van cruciaal belang zijn
  4. Communiceer dit met alle betrokkenen.
  5. Bepaal welke taken belangrijk zijn om je missie waar te maken. Delegeer of schrap de rest.
  6. Stel grenzen aan wat goed genoeg is en laat perfectionisme los.
  • Wet van Parkinson:
    werk breidt zich uit tot tijd die beschikbaar is voor voltooiing
  • Het Pareto principe:
    80% van het resultaat komt voort uit slechts 20% van de inspanning

 

Maatregel 2 Systematiseer
Ted heeft voor zijn bedrijf een stevige fundering gebouwd en waar mogelijk systemen opgezet voor terugkerende taken/acties voor alle bedrijfsonderdelen:

  • Dagelijks management
  • Financiën
  • (Online) marketing
  • Statistieken
  • Communicatie
  • Sales
  • Diensten/producten leveren

 

Een systeem bestaat uit een proces (werkbeschrijving/handboek/checklist: welke stappen, wat, wanneer, hoe, leiden tot het gewenste resultaat), de tools/middelen en het team. Dit vastleggen, evalueren en verbeteren, levert hem op, dat hij taken kan delegeren en zijn bedrijf ook doordraait als hij er niet is. Het is immers duidelijk wanneer wat en hoe moet gebeuren. Het levert tijdwinst, want hij (of zijn teamlid) hoeft niet steeds het wiel uit te vinden en het geeft hem een basis om het proces en daarmee het resultaat steeds verder te optimaliseren. De kwaliteit van zijn bedrijf neemt toe.

Ted heeft bijvoorbeeld een systeem voor het geven van een training op locatie. Daarin is precies vastgelegd hoe het proces er uit ziet, welke middelen en tools er allemaal nodig zijn (van schriftjes, tot een online afsprakentool) en welke teamlid wanneer wat doet.

Dus:

  1. Bouw voor alle bedrijfsonderdelen voor terugkerende taken/acties systemen: proces-tools/middelen-team.
  2. Zet de juiste teamleden (=talenten) in.
  3. Evalueer dit regelmatig, pas aan, verbeter, optimaliseer.

 

Maatregel 3 Automatiseer en digitaliseer
Ted maakt voor sommige systemen gebruik van software/online tools om het werk zodanig te automatiseren dat het werk slimmer en eenvoudiger ingericht wordt. Denk voor financiën aan een boekhoudprogramma als Moneybird, dat gekoppeld is aan de webshop en de bank, waardoor een groot deel van het facturerings- en betalingsproces helemaal geautomatiseerd verloopt. Of aan de mogelijkheid om via een online tool een coachgesprek bij Steven in te plannen.

Dus:

  1. Onderzoek welke (delen van) systemen geautomatiseerd kunnen worden, zodat je slimmer en eenvoudiger kunt werken.

 

Maatregel 4 Zorg voor back-up
Met de bovenstaande 3 tips heeft Ted een stevig fundament onder zijn bedrijf gebouwd en lopen zaken ook door als hij er niet is. Uiteraard heb je dan wel iemand nodig aan wie je de taken met een gerust hart kunt delegeren. Dus die voegen we nog als laatste tip toe: zorg voor een teamlid of collega die jou in geval van nood op kan vangen. In het geval van Ted  kon zijn vrouw zijn taken overnemen, maar nu zijn bedrijf groeit heeft hij andere teamleden aangehaakt die dit kunnen doen. De verwachtingen hierover heeft hij goed doorgesproken en zijn schriftelijk met elkaar overeengekomen. Ook dit is een systeem (zie bij tip 2).

Dus:

  1. Zorg ervoor dat iemand jou kan opvangen bij afwezigheid of in noodsituaties. Dat kan een teamlid zijn of een collega ondernemer.
  2. Leg afspraken goed vast en zorg ervoor dat je de verwachtingen goed managet. Communicatie is key!

 

Ik ben Esther Hoenderdos-Elsinger. Ik help ambitieuze ondernemers een ijzersterk team en veerkrachtige organisatie te bouwen, zodat zij, op hun eigen voorwaarden, hun bedrijf kunnen laten bloeien en verder groeien.

Wil jij net als Ted  aan de slag met maatregelen die de continuïteit van je bedrijf bewaken? Boek dan een Skype-assessment-sessie met mij.

Klik hier voor het maken van een afspraak.

Geen reactie's

Geef een reactie